Hvordan lykkes med eksterne hybridmøter?

Med hybridmøter kommer en stor frihet til å kunne delta fra hvor som helst, men det er ikke helt uten utfordringer. For å få en så sømløs kommunikasjon som mulig bør du tenke på noen praktiske ting.

1. Ha en møteagenda og send den i møteinvitasjonen. På denne måten kan alle deltakerne forberede seg bedre til møtet.

2. Introduser alle som er med i møtet helt i starten før det begynner

3. Sørg for at alt teknisk utstyr virker. Er det for eksempel nødvendig å laste ned en applikasjon eller å ha en brukerkonto for å delta i møtet?

4. Sørg for at alle er enige om forventingene til møtet og hva som skal tas opp.   

5. Koordiner og moderer slik at alle deltakere enkelt kan delta og be om ordet underveis i møtet.

6. Åpne en møtechat som en leder eller en person kan ha ansvar for å følge opp mens møtet pågår.  

Det er ikke bare det tekniske som må fungere. Det er viktig at deltakerne har mulighet til å delta like vilkår og kunne be om ordet, samt vite hva møtet skal handle om. Dette gjør man klart ved å ha en struktur og tydelige rutiner for eksterne hybridmøter. En annen utfordring med digitale møter er at man som regel bare klarer å holde fokus i 30–40 minutter. Dette er fordi hjerne må prosessere så mange flere inntrykk enn i et fysisk møte. Å legge inn pauser på møteagendaen er derfor veldig viktig dersom du vil holde på deltakernes interesse og oppmerksomhet.