Slik kan en prisbelønt arbeidsplass designes: "Ta utgangspunkt i forskningen"

For mange er kontoret – nest etter hjemmet – det stedet man tilbringer mest tid. Da kan man mene at utformingen av arbeidsplassene våre bør vies minst like mye omsorg og omtanke som våre boliger.

De siste årene har denne innsikten – at kontoret ikke bare er en arbeidsplass, men en del av en større helhet – virkelig begynt å vinne terreng.

En som har personlig erfaring med å forandre en arbeidsplass med dette i tankene, er Heléne Lidström, som i dag er arbeidsplassstrateg i Castellum. Da hun tidligere var svensk markedssjef i et stort globalt IT-selskap, innså hun at teknologien i løpet av noen tiår i stor grad hadde forandret folks hverdag – men at arbeidsplassene våre ikke hadde fulgt med:

– Kontorene våre så fortsatt ut som de gjorde da telefonene fortsatt var koblet til veggen med en ledning, sier hun.

Variasjon er nøkkelen

Da Heléne Lidström foreslo en radikal endring av kontorene for å øke medarbeidernes velvære og produktivitet, ble hun først møtt med skepsis og bekymring. For å oppnå best mulig resultat sørget hun derfor for å arbeide på et vitenskapelig grunnlag.

– For dette prosjektet jobbet jeg mye med tallerkenmodellen for hjernehelse, en teori om at sinnet trenger syv komponenter for å ha det bra: søvn, fysisk aktivitet, fokustid, refleksjonstid, sosialt samvær, lek og restitusjon. I tillegg gjorde vi en grundig behovsanalyse for å se hvilke behov og ønsker akkurat våre medarbeidere hadde, sier hun.

Tallerkenmodellen for hjernehelse, som spiller på navnet til ernæringslærens klassiske tallerkenmodell, er utviklet av de amerikanske forskerne David Rock og Daniel Siegel. Utgangspunktet er at god hjernehelse – og balanse i livet – krever syv daglige ingredienser, eller aktiviteter. Nøkkelen er variasjon – akkurat som at vi helst ikke bør spise samme rett hver dag.

Søvn er selvfølgelig avgjørende, men for at hjernen skal ha det bra, trenger vi også tid til å fokusere uten avbrytelser, samt muligheten til å "leke" eller tilnærme oss nye opplevelser med et åpent sinn.

På samme måte er alles individuelle behov forskjellige, og de endrer seg dessuten over tid. Poenget, understreker Daniel Siegel, er derfor at hele spekteret av aktiviteter bør være tilgjengelig hver dag, selv om det bare er for en kort stund.

I kontorsammenheng kan dette bety at man tilbys ulike soner avhengig av hvilken oppgave man skal utføre. Kreative møter blir ofte bedre hvis deltakerne kan møtes i avslappende og komfortable omgivelser, mens fokusert arbeid krever mer avskjermede områder.

– Når man skal skape ulike soner, synes jeg det er viktig å tørre å velge forskjellige typer materialer i ulike rom, for eksempel laminat, RAL-farger, tekstiler på møbler og gardiner. Da skaper man en tydelighet rundt hva som gjelder i hver sone, samtidig som man kan opprettholde et helhetsinntrykk, sier Philip Götesson, som er prosjektselger hos oss i AJ Produkter.

Han understreker at fleksibilitet og variasjon kan oppnås på flere måter enn gjennom soner:

– Møter tar opp en stor del av arbeidstiden for mange. Men det finnes selvfølgelig ulike typer møter. De vanligste møtene har 2–4 deltakere, og da er løsningen et mindre møterom. Enda mindre telefonrom, hvor man kan trekke seg tilbake for å ta en telefon- eller videosamtale, er også viktige. For å øke fleksibiliteten kan man gjerne la disse være uten behov for reservasjon.

Han mener også at det er viktig å kunne velge arbeidsplass – og arbeidsstilling – avhengig av hva oppgaven krever i øyeblikket.

– I korte perioder kan til og med en akustikksofa eller et laptopbord være det beste arbeidsstedet for oppgaven man skal utføre, sier han.