5S-metoden: Bedre arbeidseffektivitet gjennom orden og ryddighet
En tryggere, raskere og mer kostnadseffektiv produksjon – er det mulig? Etterkrigstiden førte til at japaneren Taiichi Ohno utviklet en strategi for Toyota som fikk stor betydning for hele industrien. I dag kan vi bruke denne strategien på alt fra store organisasjoner til lokal produksjon – ja, til og med for å skape orden på arbeidsbenken. Her kan du lære å forstå og lykkes med 5S-metoden, et av verktøyene for å få verdiskapningen til å flyte!
Hva står 5S for?
Seiri. Seiton. Seisō. Seiketsu. Shitsuke. Hvis du ikke er så god i japansk, kan du også bruke de norske tilsvarighetene:
- Sortere
- Systematisere
- Rydde
- Standardisere
- Skape vane
Hver "S" representerer den første bokstaven i de fem trinnene i metoden. Akkurat like lett å huske som metoden er enkel!
Grunnprinsippene i 5S-metoden
Sortere: Kvitt deg med ting som er unødvendig
Det kan være verktøy eller utstyr på arbeidsplassen som aldri brukes og derfor opptar unødvendig plass, eller utslitte redskaper som bør byttes ut. En inventering kan hjelpe til med å redusere tiden som brukes på å lete etter gjenstander, og eliminerer distraksjoner eller hindringer som kan føre til ulykker.
Systematiser: Organiser ting slik at de er lett tilgjengelige og enkle å finne.
Organiser ting etter et logisk system som er lett å forstå. Dette kan for eksempel innebære å merke hyller og kasser for ulike verktøy, eller å organisere arbeidsstasjonene på en mer hensiktsmessig måte. Poenget er å unngå å bruke tid på å lete etter eller vente på utstyr.
Rydd: Rengjør arbeidsplassen regelmessig.
Sørg for at arbeidsplassen og utstyret holdes rent. Tenk på hva som overlates til neste skift eller person. Ved regelmessig rengjøring kan du også oppdage avvik, som slitt verktøy eller ødelagte maskiner. Det handler med andre ord om å holde tingene i god stand.
Standardiser: Lag rutiner og tidsplaner for å holde arbeidsplassen organisert og ren.
Evaluer resultatene ved hjelp av maler, protokoller eller flytskjemaer. Dette trinnet er viktig for å oppnå et jevnt godt resultat. Kanskje oppdager du i denne fasen at systematiseringen ikke fungerer som tenkt.
Skap vaner: Forbedre og opprettholde standarder
Målet er å etablere de velfungerende arbeidsprosessene på arbeidsplassen. Dette krever at protokoller skrives og skjemaer fylles ut korrekt. I denne fasen oppdager du hva som trengs for å få flyten til å fungere.
Slik ble 5S et verktøy for forbedringsarbeid
5S-metoden har sitt utspring i Japan og ble utviklet i forbindelse med TPS (Toyota Production Systems). Taichii Ohno, som var produksjonsansvarlig hos Toyota på den tiden, hadde en strategi som gikk ut på å eliminere sløsing i produksjonen. 5S bygger på Ohno sine prinsipper, men tar for seg effektivitet og struktur, med stort fokus på resultater og kontinuerlig forbedring, og går hånd i hånd med Lean Management.
Lavere kostnader, samme kvalitet
5S legger grunnlaget for rutiner som kan effektivisere alle ledd i virksomheten. Ved å filtrere bort det som ikke er nødvendig, frigjøres mer tid til det som er viktig, og arbeidsflyten blir slik smidigere. Målet er å oppnå jevnt gode resultater – både når det gjelder produksjon og prestasjon. Men 5S-metoden er en langsiktig strategi, så maksimal effekt kan ikke forventes med en gang.
Et effektivt tiltak for å eliminere risikoer
5S-metoden er ikke bare et nyttig verktøy for å skape orden og ryddighet på arbeidsplassen. Tydelig merking, skilt og struktur i lagringshyllene bidrar til en tryggere arbeidsplass, for eksempel ved å redusere behovet for å gå rundt for å hente noe som mangler ved arbeidsbenken. Ved regelmessige kontroller av maskiner og verktøy kan du også oppdage feil eller mangler som kunne ha forårsaket ulykker.
Et effektivt tiltak for å øke arbeidsproduktiviteten
Tid som brukes på å lete etter eller hente gjenstander, samt å stå i kø, betraktes også som sløsing. Ved å analysere hvor verktøy som brukes ofte er plassert, hvor mye materiale som brukes i produksjonen, og hvordan mulighetene for resirkulering ser ut på arbeidsplassene, kan man raskt identifisere forbedringsområder.
Prøv for eksempel et spaghettidiagram: Alle i teamet markerer på en layout av arbeidsplassen hvordan de beveger seg. Resultatet kan for eksempel vise at det er behov for flere kildesorteringsstasjoner for å redusere tiden brukt på å transportere materialer, eller at det bør plasseres flere maskinskap og mobile verktøytavler for å effektivisere verktøyhenting. La hele teamet samles for å diskutere og evaluere hvordan dere kan optimalisere både arbeidsplassen og arbeidsprosessene.
Et effektivt tiltak for å styrke arbeidsmoralen
Hvordan medarbeiderne har det, er en indikasjon på hvor godt du lykkes med 5S-metoden. I et uorganisert miljø finnes det både sikkerhetsrisikoer og fare for konflikter mellom ansatte. Noen må vente på å bruke en maskin, eller lete etter et verktøy som noen andre har rotet bort. Når teamet sammen utforsker muligheter for økt produktivitet, skapes både fellesskap og engasjement.
Ikke la 5S bli en toppstyrt prosess
I tillegg til godt lederskap kreves det samarbeid og gjensidig respekt for å lykkes med 5S-metoden. Når alle kjenner til forventningene, kan det ha en positiv effekt på hele bedriftskulturen. Og husk at det er de ansatte på gulvet som best vet hva som er bortkastet tid og ressurser.
I bunn og grunn handler det om en avtale mellom leder og medarbeidere, samt medarbeiderne imellom. Ingen ønsker å rydde arbeidsbenken først om morgenen eller etter noen andre ved starten av sitt skift. Det er tidkrevende, men enkelt å unngå dersom arbeidsplassen holdes ren og ryddig fra begynnelsen av.
Steg for steg: Implementering av 5S-metoden
1. Gjør en gjennomgang og vurder når hver ting sist ble brukt, hva den brukes til, og hvor ofte den brukes. Bestem om den skal beholdes eller ikke. Kast, resirkuler, flytt, gi bort eller kvitt deg med det som er unødvendig. Færre gjenstander gir mindre forvirring.
2. Plasser ut det som må være lett tilgjengelig, og merk hvor det skal være. Det du bruker mest, bør plasseres nærmest deg. Med et organisert system unngår du både hente- og ventetider. Informasjon skal også være lett tilgjengelig og på riktig sted, for eksempel bestillingsinformasjon, tegninger med mer.
3. Rengjør regelmessig, og utfør samtidig vedlikehold på maskiner og annet utstyr. Dokumenter hvordan arbeidsplassen skal se ut når alt er i orden og rengjort, for eksempel ved å ta bilder.
4. Bruk sjekklister, rengjøringsplaner og instruksjoner for å huske hva som skal gjøres, når det skal gjøres, og av hvem det skal gjøres. I dette trinnet er det viktig at alle er enige og følger den nye standarden for å oppnå et godt resultat. Kontroller arbeidsflyten og dokumenter hva som fungerer og eventuelt ikke fungerer.
5. Oppretthold, følg opp og oppdater rutinene kontinuerlig etter hvert som problemer oppdages. Lag gjerne en felles, langsiktig plan for hvor dere ønsker å være om ett, to eller fem år.
5S-metodens sjette steg
Noen ganger legges et sjette "s" til som står for sikkerhet. Dette kan innebære å vurdere risikoer, eller å utdanne personalet i sikkerhetsprosedyrer for å gjøre dette regelmessig.
Anvendelig sammen med andre strategier
5S-metoden er spesielt populær innen industriell produksjon, men kan kombineres med og brukes på en rekke forskjellige arbeidsmåter. Den fungerer like godt på skrivebordet som i virksomheten generelt. Siden metoden er enkel, kan den brukes parallelt med andre systemer og strategier, slik som Kanban eller PDSA.
Sammendrag
5S-metoden består av fem trinn: Sortere, Systematisere, Skinne, Standardisere og Skape vane, som sammen bidrar til sikkerhet, orden og effektivitet på arbeidsplassen. 5S kan brukes i alle organisasjoner, store som små, og er en effektiv metode for å forbedre både arbeidsproduktivitet og arbeidsmiljø. Metoden er også forenlig med andre strategier og lett å implementere steg for steg.
FAQ
Få hjelp av våre interiøreksperter!
Vi er her for å hjelpe deg med en innredningsløsning som er tilpasset din virksomhet. Kontakt oss hvis du trenger inspirasjon eller vil vite hvilke alternativer som passer best for dine lokaler. Vi forteller deg gjerne mer om dine muligheter!Få nyheter og inspirasjon rett i innboksen
Abonner på nyhetsbrevet og motta tilbud og tips om hvordan du kan forbedre arbeidsmiljøet for deg og dine ansatte. Det er helt gratis, og du kan enkelt melde deg av når som helst.*Når du abonnerer på nyhetsbrevet vårt, samtykker du til vår personvernpolicy.