- AJ Produkter
- Bli inspirert
- Kjøpsguider
- En guide til et godt planlagt kontorlokale
En guide til et godt planlagt kontorlokale
Slik skaper du et funksjonelt, fleksibelt og fremtidsrettet kontor
Start med behovene – ikke møblene
1. Analyse av nåsituasjon
2. Engasjer de ansatte
Å engasjere ansatte i prosessen med å skape et mer effektivt arbeidsmiljø er avgjørende for å identifisere utfordringer og frigjøre potensiale. Dette kan gjøres gjennom spørreundersøkelser eller annen idédugnad som kan bidra til å få ansattes perspektiver på hvordan arbeidsmiljøet kan forbedres.
Del gjerne analysen opp i 3 nivåer:
- Medarbeider
- Team
- Avdeling
Å involvere ansatte i endringsprosessen er nøkkelen til å utnytte deres kollektive kunnskap og evner. Brukere som har en aktiv rolle og som får mulighet til å komme med innspill og forslag til endringer, vil og i større grad støtte og gi aksept til eventuelle endringer som foretas.
3. Hvilke funksjoner skal innredningen hjelpe deg med å løse?
Et funksjonelt kontorlokale består sjelden av én løsning som passer alle. Et godt planlagt kontorlandskap er delt inn i soner med tydelige formål. Stille soner gir rom for konsentrasjon og fordypning, mens åpne samarbeidsområder legger til rette for dialog og samhandling. Møterom bør dimensjoneres etter faktisk bruk, og suppleres gjerne med mindre rom for digitale møter eller korte samtaler.
Pauseområder og uformelle møteplasser er også en viktig del av helheten. De bidrar til trivsel, relasjonsbygging og kunnskapsdeling – og gjør kontoret til mer enn bare et sted man utfører oppgaver.
Velg kontorløsning som støtter arbeidsformen
Det finnes ingen universell fasit på hvordan et kontor bør se ut. Tradisjonelle cellekontorer, åpne landskap, aktivitetsbaserte løsninger og hybridkontorer har alle sine styrker og svakheter. Valget bør styres av hvordan virksomheten jobber i praksis, ikke av trender.
Er verdiskapningen til bedriften drevet av samhandling eller kreative prosesser som fordrer en prioritering av soner og flater som egner seg til gruppearbeid og kreative prosesser? Eller er verdiskapningen drevet av konsentrasjonsarbeid som gjøres mest effektivt i tradisjonelle cellekontor eller i stillesoner?
På et overordnet nivå må ledelsen stille spørsmål om hvordan bedriften best strukturere seg for å optimalisere de verdiskapende prosessene, samtidig som det legges til rette for fremtidig vekst.
Valgmulighetene
Endringer i hverdagen endrer måter vi jobber på – vi lærer og tilpasser oss. Krav til effektiv bruk av arealer, fleksibilitet og samhandling har de siste tiårene gitt arbeidsplassen en ny utforming.For mange av oss er ingen arbeidsdager helt like. En dag har du kanskje behov for å trekke deg unna for å ha digitale møter eller for å konsentrere deg. Etterpå vil du gjerne diskutere en idé du nettopp fikk med en kollega. Senere skal du og kollegaen din presentere idéen for resten av teamet.
Tre ulike aspekter av en arbeidshverdag som hver krever ulike omgivelser for best mulig produktivitet og færrest mulige forstyrrelser for deg eller dine kollegaer.
Trender:
- Ønsket om en fleksibel innredning som er lett å endre og tilpasse til bedriftens shiftende behov er en utvikling som har kommet for å bli. Denne utvikling har pågått de siste tiårene, og er en utvikling pandemien virkelig har satt fart på.
- Nå som hjemmekontoret er blitt et sted for konsentrasjonsarbeid ønsker for eksempel flere bedrifter færre faste plasser og mer plass til møter og samhandling.
- Noen bedrifter benytter anledningen til å redusere behovet for kontorarealer. Andre ønsker å gi rom for grupperom og flere sosiale soner som kan bli benyttet til tilfeldige og uformelle møter, for å fremme interaksjon de dagene de ansatte er på jobb.
Utviklingen har gjort at stadig flere bedrifter har gått over til en aktivitetsbasert kontorløsning ‒ også kjent som fleksikontor ‒ kontorlandskapet deles da opp i ulike soner som: stillesoner, samtalerom, sosiale soner og møterom.
De ansatte velger selv hvor de ønsker å jobbe basert på hvilke verktøy de trenger, og lokalet er ofte preget av et åpent kontorlandskap med ingen, eller få celler ‒ det er heller tenkt at direkte dialog med kollegaer gjør hverdagen mer sømløs og kreativ.
Aktivitetsbaserte løsninger kombineres ofte med «free seating», som er en løsning der den ansatte selv velger hvor hen vil sitte. Med «free seating» er det enklere å skape et åpent kontorlandskap innredet med møbler tilpasset ulike arbeidssituasjoner enn når det er faste plasser. En fordel er at du kan spare på kontorlokalet nettopp fordi ansatte ofte bruker det til ulike tider. Samtidig sies det at «free seating» åpner opp for en dynamisk arbeidsplass tilrettelagt for kreativitet og samarbeid.
Faste plasser derimot lar den ansatte sette sitt eget preg på pulten sin, og de behøver aldri tenke på hvor de skal sitte når de kommer på jobb. De får også en arbeidsplass hvor både skrivebord og stol er ergonomisk tilpasset deres kropp. Mange uttrykker også at de oftere føler seg mer hjemme på jobb når de har fast plass. Mennesker flest har og behov for og trives best i sine faste rutiner.
Det ideelle med faste plasser er at du alltid vil vite hvor du kan finne kollegaene dine, og det kan være enklere å skape tilhørighet og identitet. Spesielt om arbeidsdagen som regel består av relativt like oppgaver og at man jobber med de samme personene hver dag.
Åpne kontorløsninger er ofte utskjelte, og ofte med rette, men gjort riktig kan en åpen løsning ikke bare være plasseffektiv, men også gi økt samhold og teamfølelse og ikke minst fremme god informasjonsflyt og raske avklaringer. Men for å ivareta det fysiske arbeidsmiljøet krever det ofte god tilgang på stille- og møterom og andre avskjermede soner for konsentrasjon og samhandling. Team eller avdelinger som har like dager og arbeidsoppgaver fungerer ofte godt i et åpent landskap.
Ergonomi og arbeidsmiljø som gir varig verdi
Ergonomiske arbeidsplasser med justerbare bord og stoler, riktig belysning og god akustikk er avgjørende for både helse og ytelse. Tilgang på dagslys, god luftkvalitet og mulighet for variasjon i arbeidsstilling bidrar til å redusere belastning og sykefravær.
Når ergonomi og arbeidsmiljø tas på alvor i planleggingsfasen, får du et kontor som ikke bare ser bra ut, men som faktisk støtter de ansatte gjennom hele arbeidsdagen.
Estetikk, identitet og trivsel
Naturlige materialer, grønne planter og gjennomtenkte detaljer bidrar til et mer behagelig og balansert arbeidsmiljø. Små valg som kan ha stor betydning for hvordan kontoret oppleves i hverdagen.
Kontorplanlegging er en kontinuerlig prosess
Et kontorlokale blir aldri helt «ferdig». Når løsningene tas i bruk, bør de evalueres og justeres basert på faktisk bruk og tilbakemeldinger fra ansatte. Over tid kan små endringer gi store forbedringer i både trivsel og arealutnyttelse.
Ved å se på kontorplanlegging som en langsiktig investering, skaper du et arbeidsmiljø som utvikler seg i takt med virksomheten.
Trenger du hjelp med planleggingen?
Enten du skal etablere nye kontorlokaler eller optimalisere eksisterende arealer, vil profesjonell rådgivning gjøre prosessen enklere og mer treffsikker.
Kontorutforming – begrepsoversikt
- En fast plass er, som navnet tilsier, faste plasser for ansatte på kontoret. Når de ansatte har egne, faste plasser kan de sette sitt eget preg på pulten sin, og behøver aldri tenke på hvor de skal sitte når de kommer på jobb. De får også en arbeidsplass hvor både pult og stol er ergonomisk tilpasset deres kropp.
Mange uttrykker også at de oftere føler seg mer hjemme på jobb når de har fast plass.
Det ideelle med faste plasser er at du alltid vil vite hvor du kan finne kollegaene dine, og det kan være enklere å skape tilhørighet og identitet. Spesielt om arbeidsdagen som regel består av relativt like oppgaver og at man jobber med de samme personene hver dag.
Faste plasser ‒ også kalt kalde plasser ‒ var lenge normen for mange arbeidsplasser før free seating ble populært. - Med free seating velger ansatte selv hvor de vil sitte. Ikke alle arbeidsdager ser like ut, og noen ganger er det større behov for stille og ro enn andre. Med free seating er det enklere å skape et åpent kontorlandskap innredet med møbler tilpasset ulike arbeidssituasjoner enn når det er faste plasser. En fordel er at du kan spare på kontorlokalet nettopp fordi ansatte ofte bruker det til ulike tider. Samtidig sies det at free seating åpner opp for en dynamisk arbeidsplass tilrettelagt for kreativitet og samarbeid.
Selv om free seating gir et kontorlandskap hvor ansatte som regel ikke sitter på samme plass er ergonomi fortsatt et essensielt element for trivsel. Desto viktigere blir det med kontorer og pulter som enkelt kan tilpasses personen som skal sitte der, og som er en bra match for de fleste. - Clean desk betyr i bunn og grunn at du må rydde pulten fri fra personlige gjenstander når du er ferdig med den, eller når dagen er omme. Dette er fordi i et free seating-landskapet er avhengig av at alle plasser skal kunne benyttes av alle. For at dette skal fungere i praksis må hver enkelt ansatt sørge for at plassen er klar for nestemann.
- Med hybridkontor kan du ta det beste fra kontorlandskap, og slå det sammen til en arbeidsplass hvor hver enkelt ansatt i stor grad velger selv om de vil jobbe hjemme eller på kontoret. Det gir også muligheten til å jobbe fra andre steder enn hjemme ‒ som for eksempel i en annen by, et annet land eller på hytta. For at dette skal fungere må en god dialog mellom leder og ansatt være etablert, og er avhengig av at hver enkelt er tilgjengelige for å stille på kontor ved behov, eller at de er enkle å få tak i på chat og telefon.
- Et aktivt kontor legger grunnlaget for en arbeidsdag i bevegelse og forebygger belastningsskader ‒ nøkkelen er å innrede med riktige møbler som gjør det enkelt og gøy å variere arbeidsstilling. Dette oppnår du gjennom å innrede med møbler som inviterer til bevegelse. Noen eksempler på disse er: hev- og senkbare skrivebord og konferansebord, balansestoler, sadelstoler, balanseballer og avlastningsmatter.
- Fleksikontor ‒ også kjent som aktivitetsbasert kontor ‒ er et kontorlandskap med cellekontor som er designet for at du skal kunne bevege deg mellom ulike type løsninger. Kontoret vil som regel være delt opp i stillesoner, samtalerom, sosiale soner og møterom og vil være møblert deretter. Her er det viktig at de ulike sonene byr på hev- og senkbare skrivebord og kontorstoler som kan tilpasses den enkelte for å optimalisere arbeidsdagen.
- Cellekontor er ofte ett stort kontor delt opp i flere mindre kontor enten med skillevegg, eller vanlige vegger for å gi større arbeidsro. Mange sier at de får mer fokus i løpet av arbeidsdagen når de kan trekke seg tilbake i sin egen arbeidskrok. De vil også oppleve et større eierskap til plassen sin. Her kan det for eksempel innredes med en sammenleggbar gåmølle, egen kontorstol og en større hev/senk-pult, hvis det er plass til det.
- Et aktivitetsbasert kontor er ‒ som et fleksikontor ‒ tilpasset for varierte arbeidsdager med ulike soner for å gjøre samhandling og tverrfagelig samarbeid enklest mulig. De ansatte velger selv hvor de ønsker å jobbe basert på hvilke verktøy de trenger. Lokalet er ofte preget av et åpent kontorlandskap med ingen, eller få celler. Det er heller tenkt at direkte dialog med kollegaer gjør hverdagen mer sømløs og kreativ.
- Et åpent kontorlandskap består av ulike arbeidsstasjoner i åpne områder uten skillevegger. Noen fordeler som ofte trekkes frem er at de ansatte får høyere tilgang på hverandre og opplever det dermed som mer kreativt og stimulerende. Et av kravene er å sikre at alle har mulighet til å sitte godt når de skal jobbe, og derfor er det viktig å gjøre research på hvilke kontorstoler og pulter som passer best for din bedrift eller organisasjon.
- Hjemmekontor har blitt mer og mer utbredt de siste årene, fordi mange har oppdaget de positive fordelene som det gir i hverdagen. Mange arbeidsplasser har også skjønt at ansatte ønsker å ha friheten til å velge å jobbe hjemme noen dager hvis det passer, men det kan være lett å glemme riktige ergonomiske løsninger og i stedet jobbe i sofaen. Derfor har Arbeidstilsynet en egen forskrift som å følges for å kunne sikre en best mulig arbeidsdag også i hjemmet.
